Как разобраться с делами при помощи Thunderbird

Несмотря на то, что доля спама в почтовом трафике Рунета составляет около 80%1, оставшиеся 20% писем, падающие в почтовый ящик2 (особенно корпоративный), до сих пор являются важным источником информации, а часто и руководством к действию.

Жизненный опыт показывает, что много усилий на организацию собственных дел готовы затратить только имеющие к этому душевную склонность3 или припертые жизнью к стенке. К счастью, в эту категорию я не попал, хотя важные дела бывают, и держать всё в голове небезопасно — память, увы, подводит. Так что задача организации собственных дел (Tasks) меня волнует. А подход Дэвида Аллена Getting Things Done (сокращенно GTD, по-русски — как разобраться с делами) привлекает минимизацией усилий, направленных собственно на организацию процесса. Про свой основной органайзер на базе ListPro я уже писал. Сегодня готов поделиться опытом организации работы с почтой в почтовом клиенте Thunderbird.

Многие, наверное, не хранят всю почту в Inbox, а раскидывают письма по нескольким папкам на основе сложившейся иерархии. Я не исключение. Для каждого проекта есть папка, в которую поступают все письма, относящиеся к этому проекту, как входящие, так и исходящие. Хранить все исходящие в одной папке Sent очень неудобно — это сильно затрудняет поиск. Изменить папку, в которой будут храниться копии исходящих сообщений, поможет расширение TB Change From and Fcc on Compose Extension4.

Но главное — не в категоризации писем. Главное — не забыть ответить на важное письмо. Поэтому, читая свежую почту, я не только раскидываю письма по папкам, но и добавляю тег (в Thunderbird меню Tools-Options-закладка Display-Tags5) ToDo всем письмам, которые требуют каких-либо действий. (Еще ставлю тег Info письмам, которые содержат важную справочную информацию, но это не столь существенно).

Остается сделать так, чтобы письма, помеченные тегом ToDo, почаще попадались на глаза. Во-первых, я определил папку ToDo, которая содержит результаты поиска сообщений, помеченных тегом ToDo (в диалоге поиска сообщений Edit-Find-Search Messages есть кнопка Save As Search Folder). А во-вторых, с помощью расширения Folderpane Tools объяснил Thunderbird, что при старте надо сразу идти в эту папку.

Теперь для того, чтобы не забыть отреагировать на важное письмо, мне приходится совершать над собой минимум усилий — пометить письмо тегом и, собственно, отреагировать6. Поскольку теги не связаны с папками, это не мешает распределять письма по папкам (то есть, по проектам или иным категориям).

————
1 отчет «Лаборатории Касперского» по спам-активности в Рунете за декабрь 2008 г.
2 года три назад один знакомый жаловался, что у него на новогодних праздниках сожгли почтовый ящик. Видя наши тупые лица пояснил — в подъезде. Так вот, я как раз говорю про ящик для электронной почты, а не про тот, который в подъезде.
3 гуглить про А.А.Любищева, читать Д.Гранина «Эта странная жизнь».
4 расширение стояло у меня во времена первого Thunderbird, надо глянуть, как адаптировать его для второй версии.
5извините, предпочитаю программы с интерфейсом на английском языке. Там названия каноничнее, а потому — понятнее.
6 почему ни один из авторов методик по организации дел не пишет о том, как преодолеть свою лень? Это ж самое главное!

26.01.2009  Метки: ,   Рубрики: Lifehack, Программы

Написать комментарий